Politique de confidentialité de Nelva

Version en vigueur : 25 octobre 2026

1. Objet de Nelva

Nelva aide ses utilisateurs à comprendre et organiser leurs courriers administratifs. L’application permet notamment d’analyser une photo ou un PDF, d’obtenir une explication et un brouillon de réponse, de gérer des profils famille, des dossiers, des échéances et des plans de paiement, et de conserver un historique.

Nelva n’est ni une administration ni un service public, et n’est affiliée à aucun organisme public. Les résultats produits par l’intelligence artificielle peuvent contenir des erreurs et doivent être vérifiés sur le document original.

2. Données traitées

• Compte : adresse email, identifiant technique, date de création et mot de passe conservé uniquement sous forme de hash bcrypt, la langue de l’application au moment de l’inscription, ainsi que vos préférences d’e-mails (désinscription éventuelle, e-mails de bienvenue déjà reçus).
• Profils : nom du profil et, lorsqu’ils sont renseignés, nom complet, adresse postale, téléphone et email utilisés pour personnaliser les brouillons.
• Documents : photos ou PDF choisis par l’utilisateur, puis résultats textuels comprenant notamment résumé, expéditeur, action proposée, date limite, coordonnées trouvées dans le document, brouillon de réponse et références utiles.
• Organisation : dossiers, listes de pièces, échéances, plans de paiement, montants, coordonnées bancaires ou communications structurées présentes dans les courriers, notes, brouillons, conversations liées aux documents et éléments placés dans la corbeille. Le contenu des dossiers et leurs listes de pièces ne sont pas envoyés à l’intelligence artificielle.
• Consentements : version, date et langue de l’accord relatif au traitement de documents pouvant contenir des données sensibles, ainsi que l’historique nécessaire pour prouver son octroi ou son retrait.
• Sécurité et fonctionnement : adresse IP, langue de l’appareil, identifiants de requête, statut HTTP et durées techniques nécessaires à la protection de l’API, à la limitation des abus et au diagnostic, sans journalisation volontaire du contenu des documents. Lors d’une connexion par mot de passe, l’application envoie aussi un identifiant aléatoire propre à l’installation, qui ne contient aucune information sur l’appareil : le serveur n’en conserve qu’une empreinte, pendant 30 jours, pour reconnaître un appareil déjà connecté avec succès et ne pas le ralentir lors d’une attaque contre le compte. Il est effacé avec le compte.
• Mesures facultatives, uniquement avec votre accord : statistiques d’usage anonymes (par exemple « un courrier a été scanné », avec un identifiant anonyme propre à l’installation) et mesure des publicités Meta (installation et ouverture de l’application, informations techniques sur l’appareil et identifiant publicitaire de l’appareil). Sur iPhone, l’accord pour la mesure des publicités est donné dans la fenêtre « Autoriser le suivi » d’Apple. Ces mesures ne contiennent jamais le contenu de vos documents, ni votre nom, ni votre email.

Les documents peuvent contenir des informations concernant l’utilisateur ou des tiers, notamment des données administratives, d’identité, financières, professionnelles, familiales ou de santé. Nelva ne peut pas déterminer à l’avance le contenu choisi par l’utilisateur.

Un courrier peut notamment mentionner un conjoint, un enfant ou une autre personne du foyer. Ces informations sont traitées uniquement pour expliquer le courrier demandé par l’utilisateur. Nelva ne dispose pas des coordonnées permettant d’informer individuellement chaque personne citée ; la présente politique fournit cette information conformément à l’exception prévue par l’article 14, paragraphe 5, point b), du RGPD lorsque cette information individuelle exigerait des efforts disproportionnés.

3. Données conservées sur l’appareil

Les pages originales des scans, les fichiers temporaires d’import et d’export, certaines miniatures ou données de cache, le jeton de session, les réglages de verrouillage local, les préférences, les notifications locales et les références des événements calendrier créés par Nelva sont traités sur l’appareil.

Les pages locales sont supprimées lors d’une déconnexion volontaire, d’une suppression de compte effectuée dans l’application ou d’un nettoyage associé à la suppression définitive du document. Désinstaller l’application ou effacer ses données supprime son espace privé local. Un fichier exporté et déjà partagé vers une autre application reste sous le contrôle de cette application. Un événement ajouté au calendrier peut être synchronisé par le fournisseur de calendrier choisi par l’utilisateur.

Le widget et les rappels calendrier sont facultatifs et ne sont activés qu’à la demande de l’utilisateur. Leur libellé peut être visible sur l’écran verrouillé ou par une application autorisée à lire le calendrier. Les noms de dossiers, qui peuvent révéler une situation sensible, ne sont pas affichés dans les notifications, sur l’écran verrouillé ou dans le widget.

4. Données conservées sur les serveurs de Nelva

La base PostgreSQL principale hébergée par Scalingo conserve le compte, les profils famille, les résultats textuels des analyses, les brouillons, notes et conversations, les dossiers, échéances, plans de paiement, la corbeille et les consentements. Les photos et PDF originaux ne sont pas enregistrés dans cette base ni dans un stockage documentaire Nelva : ils sont reçus en mémoire le temps de la demande et transmis au service d’analyse.

Une seconde base indépendante contient uniquement le registre d’effacement : empreintes SHA-256 des identifiants techniques de comptes et profils supprimés, et date d’effacement. Elle ne contient ni document, ni analyse, ni email, ni mot de passe, ni JWT. Ce registre empêche une restauration d’une ancienne sauvegarde de réintroduire un compte supprimé.

5. Analyse par intelligence artificielle et consentement

Avant toute analyse, Nelva exige un compte authentifié et un consentement distinct au traitement de documents susceptibles de contenir des données sensibles, notamment de santé. Pour une analyse, Anthropic reçoit les images ou le PDF choisis et, si elles sont renseignées, les données de profil utiles au brouillon : nom, adresse, téléphone et email. Lors d’une traduction ou d’une conversation sur un document, Anthropic reçoit les textes concernés et le message saisi.

Le consentement peut être retiré dans Compte → Confidentialité. Le retrait bloque immédiatement toute nouvelle analyse, traduction et conversation IA jusqu’à un nouvel accord. Il ne supprime pas automatiquement les résultats déjà enregistrés ; ceux-ci peuvent être supprimés depuis l’historique, la corbeille ou avec le compte.

6. Prestataires

• Scalingo héberge en France l’API, les deux bases PostgreSQL, les sauvegardes techniques et les journaux d’infrastructure. Scalingo indique agir comme sous-traitant pour les données hébergées.
• Anthropic fournit l’analyse, la traduction et le chat IA. Pour son API commerciale, Anthropic indique agir comme sous-traitant, ne pas utiliser par défaut les entrées et sorties pour entraîner ses modèles génératifs, et supprimer normalement les entrées et sorties sous 30 jours. Des exceptions peuvent s’appliquer en cas d’accord différent, d’obligation légale ou d’application de sa politique d’utilisation. Nelva ne prétend pas bénéficier d’une rétention zéro.
• Resend envoie les e-mails de Nelva : codes à usage unique (vérification de l’adresse, réinitialisation du mot de passe), e-mails de bienvenue et, occasionnellement, e-mails d’information sur les nouveautés de Nelva. Il reçoit pour cela l’adresse email, l’objet et le contenu du message. Son DPA public prévoit un traitement pendant la relation contractuelle et la suppression des données client sous 90 jours après la fin du compte Resend, sous réserve des obligations légales ; il ne garantit pas une durée plus courte propre à chaque email.
• Expo / EAS Update distribue les mises à jour de l’application. Expo indique pouvoir traiter l’adresse IP, le système d’exploitation, le projet et un jeton aléatoire d’installation pour fournir et mesurer le téléchargement des mises à jour. Nelva n’utilise pas le service Expo Push pour ses rappels locaux et aucun paquet EAS Observe n’a été identifié dans la version auditée.
• PostHog (hébergement dans l’Union européenne) reçoit les statistiques d’usage anonymes, uniquement si vous les avez acceptées. Nelva désactive les profils de personnes et la géolocalisation par adresse IP, et n’envoie jamais le contenu d’un document, un nom ou un email.
• Meta Platforms Ireland Limited (Facebook, Instagram) reçoit, uniquement si vous avez accepté la mesure des publicités, l’installation et l’ouverture de l’application, des informations techniques sur l’appareil (modèle, système, langue, version de l’application), l’adresse IP et l’identifiant publicitaire de l’appareil. Elles servent à savoir si l’installation provient d’une publicité Nelva. Meta traite ces données selon ses Conditions des outils professionnels et sa politique de confidentialité, et peut agir comme responsable de traitement distinct pour ses propres finalités. Sur iPhone, si vous refusez la fenêtre Apple, rien n’est envoyé à Meta.

Anthropic, Resend, Expo et Meta sont établis aux États-Unis ou peuvent recourir à des sous-traitants hors de l’Espace économique européen. Leurs propres documents contractuels et mécanismes de transfert encadrent ces traitements. Nelva ne revendique aucun mécanisme ou engagement contractuel qui n’a pas été vérifié pour le compte effectivement utilisé.

7. Finalités et bases juridiques

• Exécution du service : création et gestion du compte, analyse demandée, historique, dossiers, échéances, rappels, export et assistance.
• Consentement explicite : traitement par les fonctions IA lorsqu’un document peut contenir des catégories particulières de données, notamment de santé.
• Consentement : statistiques d’usage anonymes et mesure des publicités Meta, demandées séparément au premier lancement (sur iPhone, la mesure des publicités passe par la fenêtre « Autoriser le suivi » d’Apple). Chaque accord peut être retiré à tout moment dans Compte → Confidentialité, sans conséquence sur l’utilisation de Nelva ; un refus n’envoie rien.
• Intérêt légitime : e-mails sur le service Nelva. Au plus trois e-mails de bienvenue dans la semaine qui suit l’inscription, uniquement tant qu’aucun courrier n’a été analysé, et occasionnellement des e-mails d’information sur les nouveautés de Nelva, envoyés à ses utilisateurs. Chaque e-mail contient un lien de désinscription. La désinscription est immédiate et n’arrête pas les e-mails nécessaires au compte (codes de vérification, mot de passe).
• Intérêt légitime et obligations légales : sécurité, prévention des abus, continuité du service, traitement des demandes de droits et conservation minimale du registre d’effacement.

Nelva n’affiche aucune publicité dans l’application et ne vend aucune donnée personnelle. Le SDK de Meta est intégré uniquement pour mesurer l’efficacité des publicités Nelva diffusées sur Facebook et Instagram : il reste éteint tant que vous n’avez pas accepté cette mesure.

8. Durées de conservation

• Données actives du compte : pendant l’existence du compte, jusqu’à leur suppression par l’utilisateur ou avec le compte.
• Préférences d’e-mails : pendant l’existence du compte, puis supprimées avec lui.
• Corbeille : suppression définitive 30 jours après la mise à la corbeille, ou plus tôt si l’utilisateur vide la corbeille ou supprime l’élément définitivement.
• Codes de réinitialisation : expiration après 15 minutes ; les codes expirés sont purgés.
• Documents originaux côté serveur Nelva : traitement en mémoire pendant la demande, sans conservation dans la base principale ou un stockage documentaire Nelva. La rétention temporaire d’Anthropic est décrite à la section 6.
• Registre d’effacement : sans échéance finale définie à ce jour, car il doit continuer à empêcher la réintroduction d’un compte supprimé. Il ne contient que des empreintes techniques minimisées et la date d’effacement.
• Scalingo : son DPA prévoit les données pendant le contrat puis une période de restitution de 30 jours, sauf autre durée demandée, et une traçabilité pouvant être conservée 12 mois. Le délai de rotation exact des sauvegardes correspondant à l’offre utilisée n’est pas publiquement confirmé et n’est donc pas promis ici.
• Statistiques d’usage (PostHog) et mesure des publicités (Meta) : selon les réglages et politiques de ces prestataires ; aucune durée plus courte n’est promise ici. Le retrait de votre accord arrête tout nouvel envoi.
• Expo Updates : aucune durée précise propre aux données techniques d’un utilisateur final n’a été confirmée dans la documentation publique consultée ; elles suivent la politique d’Expo.

9. Suppression du compte et sauvegardes

Dans l’application, Compte → Supprimer mon compte retire immédiatement de la base active le compte et toutes les données associées, y compris profils famille, historique, documents textuels, dossiers, échéances, plans de paiement, notes, brouillons, conversations, corbeille, consentements, codes de reset et sessions. L’application lance aussi le nettoyage des scans et caches locaux, de la session, du PIN, des notifications Nelva et des événements calendrier qu’elle a créés.

Une demande de suppression complète ou partielle peut également être initiée sans l’application depuis la page publique de suppression de compte et de données. Une demande externe supprime les données visées sur le serveur après vérification ; elle ne peut pas effacer à distance les fichiers présents sur un appareil encore installé. L’utilisateur peut alors désinstaller Nelva ou effacer ses données locales.

Des copies techniques peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes Scalingo jusqu’à leur rotation. Elles ne servent pas à réactiver le compte : toute restauration applicative est filtrée par le registre d’effacement indépendant.

10. Export et droits

L’export JSON disponible dans Compte → Confidentialité couvre le compte, tous les profils famille, les analyses textuelles, dossiers, échéances, plans de paiement, notes, brouillons, conversations, corbeille et consentements. Il exclut les secrets, hashes de mots de passe, JWT et données techniques internes. Les photos et PDF originaux locaux ne font pas partie de cet export serveur.

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité de vos données à mohallembilal@gmail.com. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge.

11. Sécurité et mises à jour de la politique

Nelva utilise notamment HTTPS, bcrypt pour les mots de passe, des JWT stockés dans SecureStore, un verrouillage local facultatif, des contrôles d’accès par compte et profil, des limites d’usage et une journalisation minimisée. Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

Cette politique sera mise à jour si le service, ses prestataires ou les obligations applicables évoluent. La date de la version en vigueur figure en haut de cette page.